Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy obowiązany jest przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W myśl obowiązujących przepisów pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracownika w podziale na trzy części
A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Odpowiednio obowiązki te ciążą również na płatniku składek na ubezpieczenie społeczne. Płatnik składek jest obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Propozycja zakłada zmianę organizacji akt osobowych oraz okresu, przez który przechowywane będą dokumenty. Zgodnie z planowaną zmianą art. 94 Kodeksu Pracy akta osobowe pracownika winny składać się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów.
Wg nowych zasad dokumenty winny być dzielone na następujące grupy:
- okres zatrudnienia (określany jako „0 lat”) – zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy,
- pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia – dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy,
- pięćdziesięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia – co do zasady, dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych.
Dwie grupy dokumentów – przechowywane wyłącznie do ustania okresu zatrudnienia oraz z 50-letnim okresem – będą wymienione w przepisach w formie zamkniętego katalogu dokumentów. Zgodnie z projektem ustawy do przechowywania tylko przez okres zatrudnienia zakwalifikowano 23 pozycje dokumentacyjne, natomiast 50-letnim okresem przechowywania objęto 31 pozycji (11 rodzajów dokumentów). Wszystkie pozostałe dokumenty przechowywane będą przez 5 lat. Jeżeli zatem przepisy dotyczące stosunku pracy określonej kategorii pracowników będą przewidywały obowiązek włączenia do akt osobowych pracownika danego dokumentu, nie określając czasu jego przechowywania, czas przechowywania takiego dokumentu wynosiłby 5 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
Ze względów organizacyjnych dopuszczalne będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej dłużej niż minimalne okresy („0 lat” i 5 lat) . Po ich upływie dopuszczone byłoby przechowywanie dokumentacji dłużej, o ile pracodawca nie jest zainteresowany weryfikacją, które z nich powinny zostać usunięte z kartotek.
Dokumenty gromadzone do dnia wejścia w życie zmian, czyli do 1 stycznia 2016 r., staną się dokumentami przechowywanymi przez okres 50 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, chyba, że pracodawca zdecyduje o stosowaniu do tych dokumentów nowych zasad ich przechowywania.
Niewątpliwie wielu pracodawców ze względu na potencjalne oszczędności zdecyduje się na zastosowanie nowych przepisów. Warto wówczas rozważyć zlecenie prac archiwizacyjnych wyspecjalizowanej firmie, aby mieć pewność, że zmiany zostaną wprowadzone profesjonalnie, bezbłędnie i zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.