Dbamy o to, by zapewnić dokumentacji Klienta należytą ochronę.
W trosce o należytą ochronę dokumentacji oraz ze względu na powiększające się zasoby archiwum firmy, Ad Akta wynajęła ok. 2 400 m² powierzchni magazynowej oraz 350 m² biurowej w kompleksie SEGRO Business Park. Niszczarnia znajduje się w bliskiej odległości od archiwum, dzięki czemu cały proces obsługi dokumentów odbywa się sprawnie i nie ma konieczności przewożenia dokumentów na długich dystansach.
Zabezpieczenia magazynu obejmują:
- Strefowy dostęp do pomieszczeń. Każdy z pracowników posiada indywidualną kartę zbliżeniową.
- Obiekt jest wyposażony w kamery przemysłowe.
- Czujki dymu rozmieszczone w pomieszczeniach archiwum.
- Termohigrometry monitorujące temperaturę i wilgotność w pomieszczeniach archiwum.
- Magazyn zlokalizowany na terenie zamkniętym, chronionym całodobowo.
Ochrona infrastruktury informatycznej:
- Domenowe logowanie do systemu z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła. System wymusza zmianę hasła co 30 dni.
- Serwer plików nie jest bezpośrednio połączony z siecią WAN.
- W komputerze głównym zastosowano macierz dyskową.
- Serwer wyposażony jest w mechanizm auto-backup’u danych. Wykonywane są dwie kopie bezpieczeństwa, z tym że jedna z nich składowana jest na serwerach zlokalizowanych w Poznaniu.
- System operacyjny pozwalający na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych dla poszczególnych użytkowników.
- Zastosowano system rejestracji dostępu do zbioru danych.
- Zastosowano oprogramowanie zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem do systemu informatycznego.
- Do przetwarzania danych dopuszczono wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia.
- W najbliższym czasie każdy z naszych klientów otrzyma dostęp do naszej bazy danych. Każda osoba, której firma przyzna upoważnienie do dostępu do bazy otrzyma od nas indywidualny login i hasło (zmiana hasła wymuszana przez system co 30 dni). Aby dostęp online był odpowiednio chroniony wystąpiliśmy o przyznanie certyfikatu SSL (certyfikaty wykorzystywane przez bankowość on-line ‘zielony pasek’).
Ochrona dokumentów:
- Dokumenty Klientów pakowane są w pudła chroniące je przed uszkodzeniem, oznaczone indywidualnymi kodami kreskowymi. Pudła nie posiadają oznaczeń z nazwą właściciela oraz rodzajem przechowywanych dokumentów.
- Każde zlecenie wykonywane na dokumentach jest monitorowane i rejestrowane, zarówno w formie dokumentów pisanych (protokoły) jak i komputerowej bazie danych.
- Całość zasobu ewidencjonowana jest w odpowiednio zabezpieczonej komputerowej bazie danych.